Urgente e importante

É urgente ou importante? Saiba a diferença para se organizar melhor

Uma das grandes habilidades quando exercemos um papel de liderança é identificar o que é urgente e o que é importante.

Muita das vezes, somos surpreendidos com uma avalanche de atividades que tomam nosso tempo inesperadamente e todas exigem soluções imediatas.

Contudo, saiba classificar cada uma delas e você verá que otimizar seu tempo só depende da sua capacidade de identificar o grau de prioridade das tarefas.

O que é urgente?

A urgência é identificada pelo seu prazo de execução. Não necessariamente as tarefas urgentes sejam complexas ou demoradas, contudo, geralmente elas são frutos de nossa procrastinação em resolvê-las.

São aquelas atividades que começam pequenas e vamos adiando, postergando e “de repente” tornam-se inadiáveis. Também não é necessário que tenham impactos em nossa vida.

O que é importante?

Tarefas importantes não necessitam ter um prazo de entrega imediato. Elas são importantes pelo impacto que geram em nossas vidas. Por exemplo: você sente uma dor de cabeça.

Você trata-a com paracetamol sem dar a devida importância. Posteriormente, sua vista falha e as dores de cabeça se intensificam.

Chega um determinado dia que você não consegue enxergar bem e o que era um simples dor de cabeça evoluiu para uma enxaqueca.

Você precisa parar o que está fazendo e resolver imediatamente um problema que era importante, mas que tornou-se urgente.

Podemos concluir então que a urgência é definida por fatores externos, como prazo de entrega. A importância é um exercício de introspecção, de autoavaliação; o que você considera importante é diferente do que outras pessoas consideram importante.

Matriz de Stephen Covey

Stephen Covey, no livro Os 7 Hábitos das pessoas altamente eficazes, publicou uma matriz que nos ajuda a compreender as diferenças entre urgente e importante.

A matriz é composta de quatro quadrantes. No quadrante I, das coisas urgentes e importantes, sabemos que não há saída. No quadrante IV, dos não urgentes e não importantes, sabemos que não devemos estar. Mas o quadrante III, o da distração, é o que nos engana.

A ideia é sempre refletir sobre a razão de você estar num determinado quadrante. Você está no quadrante I, fazendo papel de bombeiro, por quê? Por causa da urgência das coisas que necessitam de atenção imediata, pois provocam consequências imediatas? Ou por causa da importância das coisas que têm grande peso em sua capacidade de atingir os objetivos?

Quando a urgência domina e a importância diminui, você cai para o quadrante III, o da distração. Se a importância domina e a urgência cai, você vai para o quadrante II, o do tempo de Qualidade. É ali que deveríamos gastar a maior parte de nosso tempo.

Mas onde arrumar tempo para gastar no Quadrante II? No quadrante III, o da distração.

Matriz de Eisenhover

Há também uma outra matriz famosa, chamada matriz de Eisenhover, derivada de uma frase atribuída ao antigo presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhover: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.”

O princípio é muito simples: avalie a tarefa em termos de urgência e importância, então coloque-a num dos quatro quadrantes.

  • Faça: Se a tarefa é urgente e importante, resolva-a imediatamente.
  • Decida: Se a tarefa é importante, mas não urgente, defina um prazo e resolva-a mais tarde
  • Delegue: Se a tarefa é urgente, mas não é importante, delegue-a para outra pessoa
  • Delete: Se a tarefa é não urgente e não importante, tire-a de sua lista de prioridades. Delete ou só pense nela se tiver algum tempo livre.

Você percebeu a diferença entre urgente e importante? Então fique atento, exercite e tenha domínio sobre as suas atividades e as atividades da sua empresa.

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